【上司の長話に困っている？】会議の時間を無駄にしないための”使える対処法”

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「ん～、○○さん（上司）話長いなー」

「残りの議題がまだ４つもあるけどこの調子でいくと・・・」

「すっごい熱の入った話、割り込むの悪いなぁ。」

あなたの身近に話し出すと止まらない上司、いらっしゃいませんか？そんな方との会議では、参加者全員が時計を気にしながら、終わりを待つという状況に陥りがちです。

下手に介入して、怒られてしまったり、嫌な思いをさせてしまったりしたら申し訳ない。こんな気持ちも抱くとなおさら事態を見守るしかなくなります。何か工夫はできないものでしょうか。

こんにちは、当サイト（ワクワク会議研究所）の所長です。私は企業団体の会議に10年間取り組み、今は企業の会議改善コンサルタントをしています。しかしその過程では、有意義な会議を開催できるようになるまで沢山の失敗を重ねてきました。

そこでこの記事では、会議での話の長い上司への対処法をご紹介します。

会議は生ものです。集まる人数、顔ぶれ、議題、ちょっとした違いで使える工夫とそうでない工夫があります。是非使えそうなものからチャレンジしてみてください。

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長話のせいで会議が押してしまう状況が続くと、仕事にどんな影響があるのか？

まず、上司の長話が会議の進行を妨げることで、どのような影響が出るのかを考えてみましょう。主な問題点は以下の通りです。

1. スケジュールが乱れる
   • 会議が予定時間をオーバーすると、その後の業務に遅れが生じます。たとえば、他の会議やタスクに着手できず、結果として仕事全体のスケジュールが乱れます。
2. 集中力が低下する
   • 長時間にわたる会議は、参加者の集中力を奪います。上司の話が長引くことで、重要なポイントがぼやけ、会議の目的からそれることがあります。
3. 会議の質が低下する
   • 本来の目的に沿った議論ができなくなり、会議自体の質が低下します。結果として、解決すべき課題が解決されないまま終わる可能性が高まります。
4. 社員のモチベーションに悪影響
   • 長引く会議が日常化すると、会議自体への不満が募り、社員のモチベーションが低下する原因になります。

1. 会議前にできる準備

多くの人が、話が長い上司をその場で何とかしたいと考えがちです。それには上司とあなたとの関係性もありますし、臨機応変な対応が求められ難易度が高くなります。まず、会議が始まる前にどんな対策ができるのかを考えてみましょう。準備のポイントを抑えることで、上司が話しすぎるのを防ぐことに活かせます。

a. 明確なアジェンダを準備する

アジェンダを準備することが最も基本的で重要なステップです。具体的なトピックと、各トピックに割り当てる時間を決め、事前に全員に共有しましょう。会議の最初に時間配分を読み上げても良いです。アジェンダがあることで、会議の流れをコントロールしやすくできます。

• アジェンダ例:
  • トピック1: プロジェクトの進捗報告 (10分)
  • トピック2: 新しい施策についての意見交換 (15分)
  • トピック3: 今後の課題と次回のアクションプラン (5分)

これにより、上司も会議の全体像を把握でき、長話を避ける意識が芽生えます。

アジェンダの上手な作り方についてはこちら

b. 会議のゴールを明確にする

会議の目的やゴールを明確にすることも重要です。「この会議で何を達成するのか？」という問いに対する答えが明確でないと、話が脱線しやすくなります。上司も話すべきポイントを見失いがちなので、最初に目的を明示することが効果的です。

c. 重要なポイントを事前に共有する

上司が会議で話したがる内容について、事前に情報を共有しておくと良いでしょう。報告事項や意見交換が必要な場合は、会議前に資料やメモを送っておくことで、会議中に新たに説明する時間を短縮できます。

d.あらかじめ相談に伺っておく

特に会議を任された人が使える技です。

Aさん「○○さん（上司）、この後の会議あるじゃないですか。ちょっと重要な議題が多くて時間がタイトなんです。」

Aさん「○○さんの視点での要点、今のうちに聞かせてもらうことできます？」

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2. 会議中に上司の長話を防ぐテクニック

次に、会議が進行中に上司の話が長くなるのを防ぐための具体的なテクニックをいくつか紹介します。

a. 時間管理役を設ける

会議には、「タイムキーパー」を設けると効果的です。これは、会議中に各トピックの進行状況をチェックし、予定時間を超えないようにする役割です。タイムキーパーがいることで、時間管理が意識され、上司の話が長くなる前に制御することができます。

例: 「すみません、このトピックについて残り3分でまとめていただけますか？」

できるだけ誰にでも任せられることを念頭に工夫すると、５分経ったら

「５分経ちました」

と、状況だけ発言するパターンです。他にもストップウォッチを鳴らすだけ、という事も可能です。議題が始まる都度、進行役が最初に所要時間を宣言する、という事も簡単でしょう。

b. 会議の進行役を設ける

タイムキーパーとは別に、進行役を設けるのも効果的です。進行役は、議論が脱線しないように指導し、必要に応じて発言者をまとめる役割を担います。進行役が上手く機能すれば、上司の話が長くなる前に議論を次のトピックに移すことが可能です。

例: 「この話題については、また次回詳しく議論しましょう。次のトピックに移ります。」

ここが一番難易度が高いはずです。これはファシリテーションという話合いに適度に介入し流れを伴走するスキル、またファシリテーターという役割のなせる技になります。別の機会にご紹介するとして、その場で使える介入に移りましょう。

3. 上司の長話を建設的に制御する方法

上司が話しすぎる傾向がある場合、それを指摘するのは難しいことがあります。そこで、以下のように建設的に上司の話を制御する方法を考えてみましょう。

a. 発言を「要約」する

上司の話を要約して、会議の流れを整理することが効果的です。長く話し続けると、上司自身も何を話したのか忘れてしまうことがあるため、要点を簡潔にまとめて確認することで、話をスムーズに進めることができます。

例: 「要するに、今のお話のポイントはXということですね。では、このXについて次のステップに進めましょう。」

下手に要約すると偉そうな態度ととられる可能性もあります。そんな時は・・・

例: 「今のお話はXということと理解して大丈夫でしょうか？では、このXについて次のステップに進めましょう。」（または、もともとのYについて戻っていいですか？など）

これは進行役に限らず参加者の誰でも出来ることになります。特に自分の意見を言っているわけではないので発言が楽な点と、確認を取る姿勢が上司の話しを受け取っているサインにもなり、印象を悪くさせるリスクがありません。

b. 他の参加者に意見を求める

上司が長話をしているときに、それを制御するもう一つの方法は、他の参加者に意見を求めることです。上司が一方的に話すのではなく、チーム全体が議論に参加することで、話が長引くのを防ぎ、会議の多様な視点を引き出すことができます。

例: 「その点について、他の皆さんの意見も伺いたいのですが、いかがでしょうか？」

c. おススメ介入パターン

例　「そのお話、個人的には興味があるんですが、お時間迫ってますんで要点だけ抑えさせてもらっていいですか？」

例　「そのお話、興味がある人は多いと思うのですが・・・（以下同文）」

発言している上司自体は否定せずに、議論の時間に意識を向けているという点がポイントです。ご自身の会議に合わせてアレンジしてみてください。なお、対応してくれた上司にお礼を一言添えるのもアリです。

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4. 事後対応としてのフィードバックの提供

会議が終了した後に、上司に直接フィードバックを提供することも、長話を防ぐための重要なステップです。しかし、この場合は注意が必要で、上司の感情を傷つけず、建設的な形で伝えることが大切です。

a. フィードバックのタイミングと方法

フィードバックは、会議直後や個別のミーティングで提供するのが効果的です。メールやチャットでのフィードバックも可能ですが、対面で伝える方がより丁寧です。非言語のコミュニケーションができるからです。ポイントは、ポジティブな部分と改善点のバランスを取りながら伝えることです。

• 例: 「今日の会議では、非常に有益な情報をありがとうございました。ただ、会議時間が予定よりも長引いてしまったので、その点でも○○さん（上司）にお力添えいただきたいです。」

b. 解決策を提案する形でフィードバックを行う

単に問題を指摘するのではなく、具体的な改善策を提案することが大切です。たとえば、次回の会議では話す時間を制限する工夫や、より短いプレゼンテーションを行うことを提案できます。

• 例: 「次回の会議では、各議題ごとに5分以内に要点をまとめて議論を進める形式にしてみると、さらにスムーズに進められるかもしれません。」

c. 上司との信頼関係を深める

フィードバックを提供する際には、上司との信頼関係が重要です。建設的なフィードバックを通じて、お互いのコミュニケーションが改善されれば、上司もフィードバックを前向きに受け入れやすくなります。信頼関係を築くためには、日常的なコミュニケーションも大切です。具体的にどうすればいいか、本質的には、相手の役に立つことを実践するということです。

上司から普段聞かせされている事への貢献に加え、上司が声に出さないけど思っていることを先読みできると効果的です。

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5. 上司との関係を良好に保ちながら解決するための工夫

上司との良好な関係を保ちながら、効率的な会議を進めるための工夫を見てみましょう。

a. 尊重の姿勢を持つ

上司の意見や発言を尊重しながらも、時間管理に配慮することが大切です。上司の話を途中で遮ったり、軽視するような態度は避け、あくまで建設的な形で話をまとめることがポイントです。

• 例: 「非常に重要な視点を提供していただきありがとうございます。さらに効率的に進めるために、次の議題に移りたいと思います。」

b. 提案を先にする

会議の前に、効率的な進行の提案をしておくことも一つの方法です。例えば、会議の前に上司に「時間内にすべての議題をカバーできるよう、5分ごとに介入させてください」などとアイデアを伝えておくと、スムーズに進行できます。

• 例: 「次回の会議を効率良くやるために、各議論について5分ごとにまとめる進行をやってみようと思いますがいかがでしょうか？」

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まとめ: 会議を効率化し、上司の長話を上手にコントロールするためのステップ

上司の長話が会議を押してしまう問題に対処するためには、事前の準備と会議中の工夫、そして事後のフィードバックが重要です。ここで紹介した対策を活用して、次回の会議からは時間通りに進行できるよう工夫してみてください。

1. 会議前の準備では、明確なアジェンダを設定し、会議のゴールを共有する。
2. 会議中の工夫として、タイムキーパーや進行役を設け、話が長引かないようコントロールする。
3. 上司の長話に対処する具体的な方法として、確認する姿勢で要点をまとめたり、他の参加者に意見を求める。
4. 事後のフィードバックで、建設的に改善点を伝え、上司との信頼関係を保ちながら進行を改善する。

これらのステップを実行することで、上司の長話をうまく制御し、会議を効率的かつ生産的なものに変えることができます。

次回の会議で、ぜひこれらのアイデアを試してみてください！